Introduction :
À l’ère de la transformation numérique, les entreprises se tournent de plus en plus vers l’automatisation pour améliorer leur productivité. Cependant, un phénomène moins visible émerge : les shadow workflows. Ces processus informels d’automatisation sont souvent mis en place par les équipes sans en parler ni en informer la direction. Alors, que sont ces « shadow workflows », et pourquoi est-il crucial de les comprendre ? Cet article vous plongera dans le monde fascinant de l’automatisation discrète au sein des équipes et expliquera comment elle peut impacter votre organisation, tant positivement que négativement.
1. Qu’est-ce que les « shadow workflows » ? 🤔
Les shadow workflows sont des processus non officiels que les employés développent en dehors des systèmes formels établis par leur entreprise. Ils peuvent prendre diverses formes, allant d’une simple automatisation à l’aide de logiciels ou d’applications, à des méthodes plus complexes nécessitant plusieurs étapes. Ces workflows sont souvent créés en réponse à une inefficacité perçue dans les procédures standard et peuvent varier en fonction des outils préférés de chaque équipe.
2. Pourquoi les « shadow workflows » émergent-ils ? 🔍
Plusieurs raisons expliquent pourquoi les shadow workflows prennent de l’ampleur :
- Flexibilité : Les employés souhaitent s’adapter rapidement aux besoins changeants sans attendre des autorisations ou des modifications des processus existants.
- Innovation : Les équipes qui rencontrent des obstacles avec les systèmes traditionnels peuvent proposer des solutions créatives qui améliorent l’efficacité.
- Inadéquation des outils : Les outils recommandés ne répondent pas toujours aux besoins spécifiques des équipes.
3. Exemples concrets de « shadow workflows » 🛠️
Voici quelques exemples illustratifs :
- Utilisation de Google Sheets : Un service marketing peut créer un tableau de suivi des campagnes sans passer par le système de gestion de projet de l’entreprise.
- Automatisations de courriel : Un employé peut configurer des réponses automatiques à l’aide d’un outil tiers pour gérer plus efficacement les demandes entrantes.
- Scripts personnalisés : Des membres de l’équipe IT pourraient développer des scripts pour automatiser des tâches récurrentes sans l’approbation formelle des processus de développement.
4. Les risques associés aux « shadow workflows » ⚠️
Malgré leurs avantages, les shadow workflows présentent des risques potentiels :
- Manque de contrôle : Les gestionnaires ne peuvent pas suivre l’efficacité ou la sécurité des automatisations non officielles.
- Incompatibilité : Ces workflows peuvent engendrer des problèmes de compatibilité avec les systèmes existants.
- Perte de données : Des informations précieuses peuvent être mal gérées ou perdues dans un système informel.
5. Comment gérer les « shadow workflows » ? 🧑🏫
Pour tirer le meilleur parti des shadow workflows tout en minimisant les risques, les entreprises peuvent adopter plusieurs approches :
- Encourager la communication : Créer un environnement où les employés se sentent à l’aise de partager leurs innovations.
- Évaluer les solutions proposées : Intégrer les meilleures pratiques des shadow workflows aux processus officiels.
- Former les employés : Proposer des formations sur les outils d’automatisation disponibles au sein de l’entreprise.
Des outils comme Zapier ou Integromat peuvent également faciliter l’automatisation en intégrant des solutions standards adaptées aux besoins des équipes.
Conclusion :
Les shadow workflows sont un signe d’innovation et de motivation au sein des équipes, mais ils doivent être gérés avec prudence. En comprenant et en intégrant ces pratiques informelles, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité tout en minimisant les risques. Que pensez-vous des « shadow workflows » au sein de votre organisation ? N’hésitez pas à partager vos réflexions et à explorer davantage sur ce sujet fascinant !
